Manuel opkrævning

For at kunne opkræve på registrerede kreditkort kræver det at din løsning er tilmeldt en betalingsløsning og er godkendt. Herudover er det vigtigt at medlemmernes kreditkort er registreret, hvilket du kan læse mere om på siden "Online betalingsløsning - Forståelse"

Når alt ovenstående er på plads er tiden kommet til at opkræve medlemmerne, hvilket er bygget som "Guide" i WinKAS Air. For at starte opkrævningen skal der via hovedmenuen klikkes på: "Betalinger -> Opkrævning → Manuel opkrævning"

Trin 1

På trin 1 skal der vælges hvilke medlemmer der skal opkræves, samt hvilke kontingent/ydelser der skal opkræves.

Open

Vis alle uanset status

Som udgangspunkt vises altid de aktive medlemmer fra det valgte udsnit, hvilket betyder alle medlemmer uanset deres status i forhold til den gateway bliver vist.

Hvis et medlem har en af nedenstående kan denne ikke opkræves:

• Intet kort / aftale

• Kort er udløbet

• Ingen e-mail, Ingen tlf

Se nedenstående eksempel, hvor alle grå ikke opkræves:

Open

Bogfør alle

Hvis fluebenet sættes for "Bogfør alle", så vil guiden kunne gennemføres for alle medlemmer uanset Deres status. Det betyder at systemet hverken udsender en e-mail eller opkræver medlemmerne, men gennemfører guiden med udgangspunktet at alle er blevet opkrævet og der kan bogføres en opkrævning på alle medlemmer.

Forfaldsdato

Dette felt angiver en forfaldsdato for opkrævningen. Hvis der anvendes Mobilepay Subscription, så skal forfaldsdato være minimum 2 dage.

Når både medlemmer og kontingent er valgt, så skal der blot klikkes på "Næste", hvorefter der skiftes til "Trin 2".

Trin 2

På trin 2 vises en status side, hvor alle der er valgt i medlemsudsnittet vises. For hvert medlem kan der ses opkrævningsbeløb, status og kommunikationsform.

På dette trin er det muligt at vælge hvordan det enkelte medlem skal adviseres. Der kan vælges mellem E-mail, Sms eller begge dele.

Når kommunikationsformen er valgt, så skal der klikkes på “Næste”, hvorefter der skiftes til trin 3.

Trin 3

På trin 3 skal der udfyldes en standard besked, som udsendes til alle medlemmer som opkræves. Billedet indeholder 4 faner, hvor det er muligt at angive forskellige typer af beskeder for både e-mails og sms. Herunder igen hvilken besked - hvis opkrævningen blev gennemført eller fejlede.

Det er muligt at have oprettet en række standard skabeloner, samt standard opsætning for disse beskeder, så disse ikke skal skrives eller vælges ved hver opkrævning.

Når beskeden er udfyldt, så skal der klikkes på "Send opkrævning" for at opkræve medlemmerne og gå til "Trin 4 - Opkrævningsresultat"

Trin 4

Når opkrævningen er færdig vises den endelige opgørelse for opkrævningen, samt en status for opkrævningen pr. medlem.

Hvis opkrævningen skal bogføres, skal der nu klikkes på "Overfør til posteringskladden", hvorefter at der dannes opkrævningslinier i den valgte kladde.

Det er muligt at udskrive eller eksportere resultatlisten inden der bogføres, hvis der er behov for at tage kontakt til de fejlede medlemmer.

Håndtering af afdeling ved bogføring

Afdeling kan blive påført posteringer der dannes ved opkrævningen og disse påsættes i en prioriteret rækkefølge.

En opkrævningslinje kan få påsat en afdeling, hvis linjen er dannet på baggrund af et kontingent med en opsat afdeling. Denne vil dog blive overskrevet hvis medlemmet har en afdeling direkte påsat i medlemskartoteket.